Ein gut definierter Einkaufszyklus wirkt sich positiv auf die finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens aus. Der Einkaufszyklus besteht aus einer Reihe interner Schritte, die die Mitarbeiter befolgen müssen, um die Genehmigung für einen bestimmten Kauf zu erhalten. Dieser Prozess muss gut strukturiert und dokumentiert sein, um Betrugsmöglichkeiten zu verringern, die Ausgaben unter Kontrolle zu halten und einen direkten und transparenten Zugang zu allen beteiligten Informationen zu ermöglichen. Die Beschaffung muss auch alle zusätzlichen Kosten bezüglich der Produkte einkalkulieren, z. B. Lagerung, Abschreibung usw.
Sobald der interne Prozess abgeschlossen ist, prüft die Beschaffung die erforderlichen Spezifikationen, die Qualität, die Menge und die Lieferfrist. Sie sucht nach Anbietern und achtet darauf, nicht von einem einzigen Lieferanten abhängig zu werden. Insbesondere bei wiederkehrenden Beschaffungen kann es zu Verhandlungen kommen, die in einen Vertrag münden.
In dieser Phase kommt der Ausstellung und Verwaltung von Bestellungen eine Schlüsselrolle zu, da sie spätere administrative Probleme vermeiden können. Ferner ist es sinnvoll, Aufzeichnungen über die Verhandlungen und Angebote zu führen, die für die weitere Planung verwendet werden können, insbesondere im Hinblick auf die Aufrechterhaltung eines kontinuierlichen Lieferflusses.
Vor allem bei verderblicher Ware ist es von entscheidender Bedeutung, in Echtzeit Informationen darüber zu erhalten, wann und wo ein Produkt auf Lager gegangen ist. Eingehende Waren müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass alles verbucht ist; gegebenenfalls müssen Berichte erstellt werden, um die Rückgabe oder den Ersatz beschädigter Waren zu organisieren.
Digitale Lösungen können den Prozess optimieren, indem sie einige der Schritte automatisieren und die Speicherung, Analyse und Genehmigung von Dokumenten und Vorschlägen erleichtern.